Un evento puede estar perfectamente planeado y, aun así, enfrentarse a una situación que nadie esperaba: un sismo, una emergencia médica, incendio, falla eléctrica o cualquier otra eventualidad que puede cambiar las condiciones del mismo en cuestión de segundos.
En esos momentos, toma importancia el reaccionar rápido y también haber pensado previamente qué hacer, quién debe hacerlo, cómo comunicarlo y con qué recursos se cuenta para responder a tiempo.
En agosto de 2026, Cali y Colombia vivieron días de preocupación tras un fuerte sismo que nos llevó a pensar, como equipo, en algo fundamental: ¿estamos realmente preparados para responder ante una eventualidad de este tipo si ocurriera durante un evento o una activación?
A partir de esta reflexión, decidimos compartir cómo abordamos la gestión del riesgo en JAQU Agencia y qué nuevas medidas incorporaremos a la producción de nuestros eventos para crear experiencias responsables y seguras.
¿La seguridad en eventos debe planificarse antes de su ejecución?
Sí, ante una emergencia no es válido improvisar. La gestión de riesgos debe incorporarse desde la planeación del evento, cuando todavía es posible tomar decisiones sobre el espacio, aforo, distribución de las personas, accesos, salidas y los recursos necesarios para atender una eventualidad.
En Colombia existe un marco específico para los eventos de afluencia masiva de público. El Decreto 3888 de 2007 establece lineamientos locales para eventos de afluencia o aglomeración masiva de público que buscan prevenir, mitigar y atender los riesgos asociados a este tipo de eventos y señala la importancia de definir procedimientos para responder ante emergencias que puedan presentarse antes, durante o después de la actividad.
Por ejemplo, en Cali la Secretaría de Gestión del Riesgo contempla dentro de sus trámites el concepto sobre los planes de emergencia y contingencia para eventos de aglomeración de público.
Pero ¿qué pasa si el evento no es masivo, más bien es privado y cuenta con un aforo de 20, 50, 100 o 300 personas máximo? Una empresa puede decidir adoptar medidas preventivas adicionales aunque estas no sean exigidas específicamente para el número de asistentes del evento.
La pregunta no debería ser únicamente “¿qué nos exige la norma?”, sino también: “¿qué podemos hacer para que las personas estén y se sientan más seguras?”
¿Qué riesgos debe contemplar un evento?
Cada evento tiene características particulares y, por tanto, sus riesgos también pueden variar. El análisis debe considerar el tipo de actividad, lugar, número de asistentes, duración, condiciones de la infraestructura y las características del público.
Entre los escenarios que pueden contemplarse están:
- Sismos y otros fenómenos naturales
- Incendios o conatos de incendio
- Emergencias médicas
- Fallas eléctricas
- Problemas estructurales o daños en elementos temporales
- Aglomeraciones y dificultades para la circulación del público
- Evacuaciones
- Condiciones climáticas adversas en eventos al aire libre
- Situaciones que involucren a niños, adultos mayores o personas con discapacidad
- Alteraciones del orden público
- Fallas en los sistemas de comunicación.
La normativa colombiana contempla precisamente la necesidad de realizar un análisis de riesgos y establecer medidas de prevención, mitigación y respuesta.
¿Qué debe incluir un plan de emergencia en eventos?
El equipo encargado de la producción debe saber qué hacer si ocurre una emergencia, quién toma las decisiones, cómo se comunica la situación y qué recursos están disponibles.
El plan de emergencia en eventos puede contemplar:
- Identificación y análisis de riesgos
- Aforo y distribución del público
- Rutas y procedimientos de evacuación
- Salidas y puntos de encuentro
- Procedimientos de atención ante emergencias médicas
- Recursos de primeros auxilios
- Prevención y respuesta ante incendios
- Protocolos de comunicación
- Procedimientos para personas que necesiten asistencia especial
- Coordinación con organismos de socorro y autoridades
- Procedimientos para suspender o modificar el desarrollo del evento cuando las condiciones lo requieran.
En eventos de afluencia masiva, el Decreto 3888 contempla además la coordinación entre los diferentes organismos y la existencia de un Puesto de Mando Unificado, PMU, como mecanismo para articular la respuesta ante situaciones de emergencia.
Permisos y requisitos: ¿qué debe revisar una empresa antes de realizar un evento?
Los permisos y requisitos no son exactamente los mismos para todos los eventos, pueden variar según el tipo de actividad, escenario, número de asistentes, características del lugar y la normativa local aplicable.
En Cali, los productores de espectáculos públicos de las artes escénicas cuentan con una Ventanilla Única Virtual que articula diferentes entidades y permite gestionar los requisitos asociados a este tipo de eventos. Entre los conceptos que pueden intervenir se encuentran los relacionados con gestión del riesgo, salud, primeros auxilios, seguridad humana, movilidad y otros aspectos técnicos.
La ciudad también establece que determinados eventos realizados en espacios que no están habilitados o reconocidos oficialmente como escenarios culturales requieren autorización de la Secretaría de Seguridad y Justicia, de acuerdo con la normativa aplicable.
Por eso, antes de producir un evento, es fundamental determinar qué tipo de actividad se va a realizar, si es un evento público o privado, dónde tendrá lugar y qué requisitos aplican específicamente a ese caso.
¿A partir de cuántos asistentes se necesitan primeros auxilios?
No existe una cifra única que permita afirmar que “a partir de X asistentes todos los eventos deben tener exactamente el mismo dispositivo de primeros auxilios”.
El Decreto 3888 define como evento de afluencia masiva una congregación planeada superior a 1.000 personas, pero también establece que las autoridades locales pueden considerar masivos eventos con un número inferior de asistentes teniendo en cuenta, entre otros factores, el tipo de evento, aforo, concentración del público y condiciones del lugar. Sin embargo, la prevención no tiene por qué limitarse al mínimo exigido.
En eventos de afluencia masiva, la normativa colombiana contempla la participación y coordinación con organismos operativos como Bomberos, Policía, Defensa Civil, Cruz Roja y servicios locales de salud. También establece que los proveedores de servicios logísticos y de primeros auxilios deben demostrar idoneidad, capacitación y experiencia para prestar estos servicios.
Una empresa privada puede decidir incorporar un servicio de primeros auxilios o personal capacitado incluso cuando el evento, por su aforo, no esté obligado a contar con un dispositivo médico determinado.
¿Conviene tener un registro de asistentes y contactos de emergencia?
En determinados eventos, especialmente aquellos que funcionan mediante inscripción previa, contar con un registro de asistentes puede facilitar la gestión de información y la coordinación ante una eventualidad.
Sin embargo, recopilar datos personales también implica responsabilidades. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 establece reglas para el tratamiento de datos personales y exige, como regla general, autorización previa e informada del titular.
Por ello, si una empresa decide solicitar información como nombre, teléfono o contacto de emergencia, debe definir claramente para qué necesita esos datos, informar al titular y gestionar la información de acuerdo con la normativa de protección de datos.
La seguridad también forma parte de la experiencia
Cuando hablamos de experiencia del asistente solemos pensar en la creatividad, ambientación, tecnología o las activaciones que hacen memorable un evento. Sin embargo, un evento bien producido debe considerar también aquello que podría ocurrir si las condiciones cambian. Por eso, en JAQU Agencia, hemos decidido incorporar un análisis de riesgos y medidas de seguridad que permita a los asistentes sentirse seguros.
Checklist de seguridad que en JAQU Agencia tenemos en cuenta para la producción de un evento
Antes de abrir las puertas, un equipo de producción puede revisar:
- ¿Se identificaron los principales riesgos asociados al evento y al lugar?
- ¿Se revisaron los permisos, conceptos y requisitos aplicables?
- ¿El aforo corresponde a la capacidad autorizada del espacio?
- ¿Están identificadas las rutas de evacuación y los puntos de encuentro?
- ¿Se cuenta con los recursos de primeros auxilios que requiere el evento?
- ¿Existe un protocolo de comunicación para situaciones de emergencia?
- ¿Se definió cómo contactar a los organismos de socorro?
- ¿Se revisó la distribución del mobiliario, estructuras y elementos de producción para evitar obstrucciones?
- ¿Se contemplaron las necesidades de personas que puedan requerir asistencia especial?
En conclusión, las normas y permisos establecen una base necesaria, pero una producción responsable puede ir más allá y preguntarse qué medidas adicionales ayudarían a proteger mejor a los asistentes.
En JAQU Agencia, la seguridad de un evento no depende de la suerte, forma parte de la planificación.
Estamos listos para organizar eventos memorables y seguros. Contáctanos y empecemos con la planificación.
Fuentes oficiales:
- Decreto 3888 de 2007 — SUIN-Juriscol. Es la fuente principal para definición de eventos de afluencia masiva, planes de emergencia, PMU, coordinación con organismos de socorro, logística e instrucciones al público.
- Información de la Alcaldía de Cali sobre gestión del riesgo y eventos
- Ventanilla Única Virtual para espectáculos públicos de Cali. Fuente actual de la Alcaldía sobre el sistema de trámites y la articulación entre Seguridad, Movilidad, DAGMA, Bomberos, Salud, Gestión del Riesgo y Ministerio de Cultura.
- Requisitos para escenarios habilitados — Alcaldía de Cali
- Ley 1581 de 2012 — Protección de datos personales. Sobre registro de asistentes y contactos de emergencia.
